10 лучших таск-менеджеров: программ для управления проектами и задачами

Ксения

Бондаренко

Автор статьи

Рассказываем, что такое таск-менеджер и разбираем лучшие среди них. Сможете выбрать самое комфортное решение для организации не только рабочего проекта, но даже личных дел. Осторожно: после прочтения этой статьи вы забудете о потерянных задачах — сотрудники больше не смогут строить вам глазки.

Что такое таск-менеджер

Если переводить с английского, то task — это задача, а таск-менеджмент — must have современного проекта. Это процесс планирования, распределения ответственности и организации в едином пространстве, к которому подключают всех сотрудников, чтобы сделать рабочие и жизненные процессы структурированными, осознанными и простыми.

Обычно таск-менеджером или таск-трекером называют программу для организации дел и управления задачами, планирования проектов и ежедневных задач. Благодаря использованию такой программы руководитель знает, кто, что и когда должен выполнить, а каждый сотрудник видит свой объем работы и дедлайны.

Что могут таск-менеджеры:

• упорядочить задачи по важности и срочности;
• распределить задания между сотрудниками;
• сделать контроль и организацию работы прозрачными;
• наладить коммуникацию в команде или упростить ее;
• оптимизировать работу с файлами;
• автоматизировать составление отчетов и расчет зарплат.

Инструменты управления продуктами упрощают работу команды, делают ее более продуктивной и согласованной, так как становится доступным сотрудничество в реальном времени. Такие же программы часто используют для организации и распределения личных дел.

Выглядеть программа может по-разному:

• Список дел или To Do List. Оформляется в виде перечня заданий с указанием срока выполнения. С ним проще расставлять приоритеты и быть в курсе дедлайнов, а руководителям — следить за выполнением целей.

Так может выглядит список дел в Microsoft To Do

• Канбан-доска. Инструмент выглядит, как виртуальная доска с карточками в столбиках по статусам. Их можно передвигать, назначать ответственных и проверяющих, указывать сроки, добавлять файлы в любую карточку. Удобно при ведении проекта, например, редакции блога.

Организация работы редакции с помощью канбан-доски Kaiten

• Диаграмма Ганта. Программа визуализирует проект в виде графика, внутри которого по горизонтали отмечают время, а по вертикали — задачи. С его помощью легче отслеживать последовательность, продолжительность выполнения и связи между отдельными задачами.

Работа с диаграмой Ганта из «Битрикс24» 

• Календарь. В такой программе проще планировать события и мероприятия на даты, управлять расписанием руководителя или целого отдела, следить за дедлайнами выполнения задач. 

 Календарь задач автоматически собирается после выставления дедлайнов в Kaiten 

В некоторых программах для управления проектами есть сразу несколько инструментов, например, календарь, канбан-доска и список дел. Теперь стоит продумать, как будет организована работа с программой, чтобы определиться с конкретным программным обеспечением.

Рассказываем ниже, на что ориентироваться при выборе планировщика для вашего проекта или личных дел.

Хуже, чем записывать задачи на бумаге — только записывать их на том, что попадется под руку

Как выбрать таск-менеджер

Одного универсального решения, которое подошло бы сразу всем, не существует. Поэтому при выборе стоит отталкиваться от целей, предпочтений и потребностей отдела или проекта.

Давайте разберем основные критерии, которые могут повлиять на выбор.

Функции

Немного кэпства. Главное в любой программе для управления проектами — ее функции и инструменты. Для таск-трекера важно, чтобы внутри него можно было:

• создавать и редактировать задачи;
• устанавливать приоритеты и зависимости;
• назначать ответственных сотрудников и сроки;
• прикреплять файлы и писать комментарии;
• отправлять уведомления и напоминания.

Также для отдельных проектов важно, чтобы программу было можно интегрировать в систему или синхронизировать с другим ПО, устройствами или платформами.

Простота использования

Не менее важный пункт. Выбранный планировщик должен быть максимально простым, с интуитивно понятным интерфейсом и подсказками. Если нужно тратить часы на изучение работы с планировщиком, настройку и общение с поддержкой — это плохая программа.

Выбирайте такую программу, в которой есть четкая и логичная структура, понятные иконки, подсказки, возможность быстро связаться с техподдержкой и задать вопросы.

Цена

Планировщики бывают платными и условно бесплатными — когда можно пользоваться программой без оплаты, но в ограниченном режиме.

В бесплатных версиях обычно меньше доступных инструментов и возможностей, ограничено количество добавляемых пользователей и проектов.

В платных версиях часто выше уровень безопасности, больше возможностей для интеграции в платформы, доступны все расширения, настройки и инструменты.

Выбирайте программу по бюджету и потребностям. Например, новому проекту или небольшому стартапу нужен минимум инструментов, им не обязательно переплачивать за множество функций, которыми они пользоваться не будут.

Демо-версия

Отлично, если у программы есть тестовый период или демо-версия. Тогда весь коллектив или хотя бы руководители могут оценить планировщик, попробовать организовать работу через него и разобраться в инструментах. После теста решиться на покупку нужного ПО намного проще.

Отзывы

Стоит изучить отзывы и рейтинги на разных площадках, чтобы понять, что думают о планировщике другие пользователи. Единственное место, где не стоит воспринимать всерьез положительные отзывы — официальный сайт программы.

Во время изучения отзывов учитывайте, что:

• просто довольные пользователи редко оставляют отзывы;
• обычно люди оставляют отзыв на эмоциях — в гневе или в восторге;
• отзывы могли заказать конкуренты или сама компания, чтобы показать себя новым клиентам с хорошей стороны.

Так вы узнаете о скорости и стабильности работы программы в реальных условиях, о плюсах и минусах, которые выявили другие пользователи.

Также можно посмотреть видео-обзоры и презентации, чтобы разобраться в возможностях и интерфейсе.

Что хуже, чем пользоваться таким трекером? Заставлять пользоваться других😅 

Адаптивность

Внутри одной команды сотрудники могут разделиться — одним удобнее работать в Windows, другим — в MacOS, третьим — в мобильных версиях, значит, нужна поддержка приложений на Android и IOS.

Поэтому программа должна работать на разных операционных системах и желательно в мобильном приложении.

Уведомления

Они помогают соблюдать сроки — участники проекта получают уведомления, когда появится новая задача или что-то изменится в уже существующих карточках задач. Уведомления могут получать исполнители, наблюдатели, проверяющие — в зависимости от настроек. Они могут приходить в виде push на мобильный телефон или в браузер, либо в формате письма на привязанную к аккаунту почту.

Режимы отображения задач

Окна могут выглядеть, как еженедельник, календарь, доска или график — в зависимости от проекта и работы с ним. Хорошо, если каждый сотрудник может настроить вид для себя.

Скорость коммуникации с техподдержкой

Неочевидная, но важная функция. Пока команда будет учиться работать в программе, ей может потребоваться поддержка и ответы на вопросы. Хорошо, если на этом этапе оперативно отвечает и помогает техподдержка.

Чтобы помочь вам определиться с конкретным решением, мы выбрали 10 лучших программ для таск-менеджмента со всеми функциями, необходимыми для ведения разных проектов.

Если ваша канбан-доска выглядит так — сочувствуем

ЛидерТаск

Сайт. leadertask

Работа в России. Российский таск-менеджер.

Личные дела/команды. Программа для команд и личных задач.

Описание. В приложении можно фиксировать SMART-цели, переключаться между задачами, менять статус, получать уведомления о событиях. Можно использовать для создания проектов, чек-листов, списков дел, делегирования заданий.

Преимущества:

• в каждой задаче есть чат для обсуждения, где доступны текст, голосовые сообщения и обмен файлами;
• индивидуальные настройки для бизнеса и каждого пользователя;
• статистика по работе каждого сотрудника с отображением его результатов;
• работа в команде с визуализацией прогресса и загруженности;
• настройка сортировки и фильтрации задач;
• интеллектуальный поиск;
• возможность работы в офлайн-режиме, после подключения к сети данные синхронизируются между устройствами;
• для задач с наивысшим приоритетом есть статус «в фокусе» и дополнительное выделение; 
• поддержка популярных тайм-методик, например, Pomodoro и GTD — Getting Things Done, что переводится как  «доведение дел до завершения»;
• можно создавать задачи в Google Calendar;
• доску можно сделать публичной и поделиться с партнером или клиентом.

Платформы. Windows, MacOS, Web-версия, Android, iOS.

Стоимость/тарифы. Для новичков бесплатный, но командной работы в нем нет, тарифные планы от 249 ₽/месяц за каждого пользователя.

Интерфейс ЛидерТаск, скрин с официального сайта

TickTick

Сайт. Ticktick

Работа в России. Программа из США, в России работает, но карты из РФ не принимает.

Личные дела/команды. Работа с личными задачами или в проектах с командой.

Описание. В таск-менеджере можно ставить задачи и подзадачи себе или сотрудникам, контролировать ход выполнения, добавлять к карточке теги, сроки, заметки и напоминания. Карточки могут отображаться в виде канбан-доски или календаря.

Так выглядит приложение, если с ним будет работать один человек

Преимущества:

• 5 видов календаря — можно настроить для удобного отслеживания дел;
• более 30 функций работают на 10 разных платформах;
• множество виджетов на экране — от привычек дня до фокуса на распределение времени и Siri;
• таймеры и фишки для организации времени — например, встроенный Pomodoro;
• электронные письма можно превращать в задачи и добавлять в проект;
• умный анализ данных для каждого дня;
• настраиваемые «раздражающие» уведомления — можно настроить, чтобы приложение напоминало о задаче каждые 5-30 минут, каждый час или день;
• интеграция с Google Assistant, Zapier, Amazon Alexa, IFTTT;
• импорт Todoist, Microsoft To Do, Any. Do.

Платформы. Windows, MacOS, Web-версия, Android, iOS.

Стоимость/тарифы. Внимание! Не принимает российские карты для оплаты, потребуется виртуальная или иностранная карта. Есть бесплатный тариф с ограниченным функционалом и бесплатная пробная версия на 7 дней. PRO-версия $ 3/месяц.

Так выглядит приложение при работе в команде и в виде канбан-доски. Изображение взято с официального сайта сервиса

Microsoft To Do

Сайт. Microsoft

Работа в России. Работает без перебоев.

Личные дела/команды. Частные листы задач, без командной работы надо проектом и канбан-досок, но можно поделиться с коллегами.

Описание. В программе есть проекты, которые можно объединять в группы, добавлять задачи и подзадачи в виде чек-листов. Можно сделать цикличные задачи, они будут появляться через указанные промежутки времени.

Назначенные на день задания отображаются в списке «Сегодня». Система уведомлений неудачно выстроена и не всегда корректно работает, а также нет шаблонов для задач и статистики.

Преимущества:

• простой интерфейс и минимум инструментов;
• доступно на любых устройствах, синхронизируется между устройствами;
• можно крепить к задачам файлы и напоминания;
• интеграция с сервисами Microsoft — Office 365, Outlook, Calendar;
• есть раздел «Важное» для работы и «Продукты» — чтобы не забыть купить еду домой 😀

Платформы. Windows, MacOS, Web-версия, Android, iOS.

Стоимость/тарифы. Полностью бесплатный.

Тему в интерфейсе программы можно менять — есть градиенты и картинки, не обязательно всем быть в кустах😁

Список дел: планер напоминания

Сайт. Список дел

Работа в России. Работает.

Личные дела/команды. Личный список задач.

Описание. Список дел — простой таск-менеджер и органайзер. В нем можно создавать ежедневные задачи и расставлять приоритет, просматривать отчеты и задания на ближайшие 7 дней в разделе «Обзор задач». Списками дел нельзя делиться с другими пользователями, это только для частного использования.

Преимущества:

• выбор тем и фонов; 
• напоминания о задачах; 
• трекер привычек; 
• календарь заданий; 
• виджеты на экран для быстрой работы с приложением;
• синхронизация с Google Диск;
• важные и срочные дела в списке «Звездные задачи». 

Платформы. Android, iOS.

Стоимость/тарифы. Бесплатный тариф с ограниченным функционалом. Нельзя оплатить полный функционал картой российского банка. Платный тариф от 169 ₽/месяц.

В приложении «Список дел» все необходимые для трекера функции и разные виджеты

Мои Дела: Ежедневник-Планер

Сайт. Мои дела

Работа в России. Отечественный продукт.

Личные дела/команды. Только личные списки.

Описание. Небольшой и простой в управлении SMART-помощник для владельца. Помогает организовывать личные и рабочие задачи, расставлять их в календаре или по срочности, настраивать работу в удобном формате.

Из недостатков — если неправильно указал дату, то придется стирать задачу и создавать ее заново. И если долго не заходить в приложение, то уведомления не приходят.

Преимущества:

• настройка дизайна — меняются цвета темы, иконок, значков, стиль всего приложения, главный экран;
• задания можно группировать по папкам без привязки к дате и времени;
• шкала прогресса — мотивация завершить задачи;
• автоматически переносит все невыполненные дела на следующий день.

Платформы. Android, iOS.

Стоимость/тарифы. Есть бесплатный тариф с ограниченным функционалом. Тарифный план 190 ₽/месяц для одного пользователя.

Мои дела — простой в использовании таск-трекер с минимальным функционалом

Сингулярити

Сайт. Сингулярити

Работа в России. Отечественная программа.

Личные дела/команды. Личный планировщик.

Описание. У проектов и заданий можно создавать неограниченное количество подпунктов, добавлять теги, сроки, напоминания. При поиске нужного задания можно пользоваться тегами и фильтрами.

Преимущества:

• голосовой ввод в мобильной версии;
• сканирование распечатанного списка дел;
• установка пароля на отдельные задачи;
• виджеты для быстрого добавления задач;
• двухсторонняя синхронизация с Google-календарем;
• корзина для случайно удаленных заданий;
• синхронизация между разными устройствами внутри одной учетной записи;
• шаблоны со списками задач на разные случаи — например, чек-листы на Новый Год, поход, организацию корпоратива;
•  на стартовый экран можно поместить часто используемую функцию — например, календарь, проект, план, входящие задания;
• таймер Pomodoro и трекер привычек.

Платформы. Windows, MacOS, Linux, Web-версия, Android, iOS.

Стоимость/тарифы. Всегда бесплатно с одного устройства. Тестовый период для PRO-версии 14 дней. PRO — 199 ₽/месяц для одного пользователя.

Интерфейс программы. Взято с официального сайта сервиса

Sectograph

Сайт. Sectograph

Работа в России. Работает.

Личные дела/команды. Личный таск-менеджер.

Описание. Визуальный планировщик — многие функции визуализированы, специально для пользователей, которым удобнее отслеживать дела на диаграммах в форме циферблата.

Из недостатков — нельзя переносить задание, если оно не было вовремя выполнено. Придется удалять и создавать заново. Нет будильника для уведомлений, только тихий однократный звук. А в феврале в календаре у программы 30 дней😁

Преимущества:

• синхронизация с Google-календарем, задачи автоматически переносятся из календаря на циферблат;
• можно создавать несколько циферблатов дел — например, отдельно для дома, работы и планов;
• в календаре событий можно устанавливать напоминания, геолокацию, описание, цвет, переносить настройки;
• можно создавать виджеты для каждого циферблата с расширенными графическими настройками.

Платформы. Android, iOS.

Стоимость/тарифы. Не принимает карты российских банков. Есть бесплатный тариф с ограниченным функционалом. Можно купить PRO-версию навсегда за 399 ₽.

Интерфейс программы. Скрины со страницы программы в Play Google

Tusk

Сайт. Tusk

Работа в России. Работает.

Личные дела/команды. Личный планировщик.

Описание. Гибкий планировщик задач — можно строить список задач на день, составлять расписание, устанавливать уведомления, отслеживать выполнение задач по календарю.

Нельзя делиться списками и задачами. Также не получится добавить комментарии или файлы к карточке задания. Зато можно видеть свою статистику и получать виртуальные награды😊

Преимущества:

• создание удобного расписания выполнения для повторяющихся задач: по определённым дням недели, несколько раз в неделю, месяц и год, с произвольной периодичностью;
• выбор цвета и иконки из набора изображений, даже Emoji;
• шаблоны из каталога популярных задач в качестве основы для создания заданий;
• установка удобного времени для начала дня — например, если пользователь обычно ложится поздно, то вчерашние задания будут отображаться на главном экране;
• экспорт статистики задач на день в. pdf и всех заданий в. csv.;
• награды в виде значков за достижение целей;
• возможность автоматически помечать невыполненные в срок задачи в виде пропущенных.

Платформы. Windows, Android, iOS.

Стоимость/тарифы. Есть бесплатный тариф с ограниченным функционалом. Тариф — 85 ₽/месяц, можно купить навсегда за 1799 ₽.

Можно добавлять подзадачи к основной задаче, выбирать иконки для них, быстрые задачи из шаблонов по категориям

Quire

Сайт. quire

Работа в России. Запускается в бесплатном режиме, но оплатить тариф картой банка РФ не получится.

Личные дела/команды. Основной приоритет — совместная работа над проектом.

Описание. В Quire можно настраивать шаблоны и интерактивные графики, объединять задачи из нескольких проектов, чтобы увидеть общую картину организации. Есть статистика с отображением выполненных задач и процентом завершенных в рамках проекта.

Преимущества:

• несколько типов исполнителей, ответственных лиц и напоминаний;
• бесконечные вложенные списки;
• умные подсписки — можно собирать подпункты задач в отдельный контрольный или подготовительный список;
• канбан-доска для визуализации и расстановки приоритетов;
• диаграмма Ганта для планирования этапов и контроля над ходом проекта;
• несколько видов календаря;
• доской или проектом в программе можно поделиться с клиентом или заказчиком.

Платформы. Web-версия, Android, iOS.

Стоимость/тарифы. Есть бесплатный тариф для начинающих, тарифные планы со всеми функциями стоят от $ 7,65 в месяц за каждого пользователя.

Стандартный интерфейс Quire. Взято с официального сайта программы

Google Задачи

Сайт. Calendar

Работа в России. Работает.

Личные дела/команды. Личные задачи.

Описание. В Gmail и Google Календаре давно были списки задач, но их нельзя было проверить с телефона. Теперь можно. Это приложение вполне может работать, как таск-менеджер для личного использования. Можно добавлять задачи и подзадачи или планировать мероприятия в календаре.

Преимущества:

• уже встроен в большинство современных смартфонов, а gmail есть почти у всех;
• минималистичный дизайн и функционал, все по делу;
• задачи добавляются вручную, из почты, из календаря;
• организация дел через дедлайны, списки, подзадачи.

Платформы. Web-версия, Android, iOS.

Стоимость/тарифы. Полностью бесплатный.

Минимализм это плюс и одновременно минус приложения

Сравнительная таблица

Чтобы вам было проще выбрать — мы собрали все программы в таблицу и сравнили по основным показателям:

А если вы хотите еще лучше разобраться в современных управленческих практиках и инструментах — подпишитесь на телеграм-канал Awake Journal. Так вы точно не пропустите выход новых экспертных статей про маркетинг, управление и разработку ❤️