Матрица ответственности RACI: что это и как ее применять в управлении проектами

Сергей

Бондаренко

Автор статьи

Матрица RACI — это инструмент управления, который помогает определить роли и ответственности в рамках проекта или процесса. Матрица представлена в форме таблицы и помогает четко распределить задачи между членами команды с гарантией распределения ответственности.

Что такое матрица RACI

RACI применяется в управлении проектами. Матрицу разрабатывают и утверждают на начальном этапе проекта, чтобы не допустить перекладывания ответственности между участниками в ходе его выполнения и «тонких» мест, за которые вообще никто не отвечает.

Если проще — с помощью этой матрицы команда определяет, кто и что должен сделать, кто отвечает за отдельные процессы и кто их контролирует.

Каждая буква в аббревиатуре RACI определяет уровень ответственности каждого участника проекта при выполнении назначенной ему задачи.

Значение каждой буквы в аббревиатуре RACI:

• R (Responsible) — Исполнитель. Отвечает за непосредственное выполнение задачи.
• A (Accountable) — Ответственный. Несет ответственность за всю задачу. Он отвечает за то, чтобы задача была выполнена вовремя и в соответствии с требованиями. Обычно он распределяет задачи и подзадачи между исполнителями.
• C (Consulted) — консультирует до исполнения. Эксперты или заинтересованные стороны, которые дают ценные советы по задаче, их мнение учитывается при принятии решений. Они не выполняют задачу, но их консультации важны для ее успешного выполнения.
• I (Informed) — оповещаются после исполнения. Участники проекта, которые должны быть в курсе принимаемых решений и хода выполнения задачи. Они не принимают активного участия в ее выполнении, результаты задачи могут влиять на их работу или решения. Поэтому им важно быть в курсе происходящего.

Матрица RACI помогает распределить роли между участниками команды

Например, так может выглядеть распределение зон ответственности для участия в выставке:

Разновидности матрицы RACI

Некоторым проектам требуется более расширенный набор ролей, чем предусмотрено классическим списком. В таких случаях к стандартным буквам RACI добавляют другие буквы и роли:

• RASCI. В этой версии матрицы добавляется дополнительный столбец S «Supportive» (Помощник) — оказывает помощь исполнителю в выполнении задачи.
• RACI-VS. В этой версии матрицы добавляются две дополнительные роли: «Verifier» и «Signatory» — верификатор и подписывающий. Они проверяют результат работы на соответствие требованиям и стандартам качества и согласовывают его. 
• RACIQ. К матрице RACI добавляется роль Q (Quality). Она отвечает за проверку качества выполненной работы.
• DACI. В этой версии матрицы используются буквы D — «Driver», A — «Approver», C — «Contributor» и I — «Informed». «Driver» — человек, который начинает процесс и двигает его вперед. Он определяет необходимость выполнения задачи и инициирует ее начало.
• RACIO. Существует еще такой вариант. Здесь добавляется буква O (out of the loop «вне игры») и значит — тот, кто не участвует в проекте напрямую.

Выбор подходящей разновидности матрицы RACI зависит от нескольких факторов:

• Размер и сложность проекта. Для небольших простых проектов может быть достаточно классической матрицы RACI. Чем сложнее и объемнее, тем больше этапов, букв и участников.
• Количество участников проекта. В проектах с большим количеством участников может потребоваться более расширенная матрица, чтобы учесть все роли и обязанности.
• Специфические потребности проекта. В некоторых проектах могут потребоваться дополнительные роли, например, специалист по контролю качества или подписывающий.

Обратите внимание. Независимо от выбранной разновидности матрицы RACI, важно проследить, чтобы все участники проекта понимали свои роли и обязанности.

Пример RACI-матрицы

Когда использовать матрицу RACI

Основная функция матрицы RACI — распределить задачи между сотрудниками. Она позволяет всем, кто участвует в проекте, точно знать, чего от них ожидают. А когда сотрудники это знают, с большей вероятностью они будут качественнее работать и выполнят задачи вовремя.

Когда удобно использовать RACI:

• Процессы принятия или утверждения решений замедляют проект.
• Возникают конфликты, кто должен делать определенную работу.
• Споры о том, кто несет ответственность за конкретную часть проекта.
• Нагрузка проекта неравномерно распределена между сотрудниками.
• Члены проекта не справляются с задачами и необходимо быстро привлечь новых участников в команду.
• Меняется организационная структура, нужно не упустить важные функции и процессы.
• Создается новый продукт, процессов еще нет, но нужно распределить запланированные задачи.

Марина

Рощина

эксперт по внедрению технологий репутационного маркетинга

Главная задача матрицы ответственности или как ее еще называют матрица RACI — это контроль выполнения задач и их распределение между ответственными исполнителями в проектной деятельности.

Но современная практика работы с проектами, в том числе в ИТ сфере, показала, что актуальность ее составления падает. И причина не в том, что это не рабочий инструмент или он потерял свою актуальность. Нет.

Причина в том, что на смену такой матрице пришли автоматизированные решения — более удобные, доступные, легкие в совместном использовании проектными командами. Я имею в виду программы, аналогичные Trello, суть которых заключается в использовании канбан-инструментов.

Таких автоматизированных решений управления проектами, перераспределения задач и контроль над их выполнением становится все больше. К ним можно отнести также WEEEK, WRIKE, Microsoft Planner, Microsoft Project.

Но нужно помнить, что каждое из перечисленных мной решений имеет как свои плюсы, так и минусы, в частности, масштаб проекта. Для больших проектов, Trello, например, не походит. Его лучше использовать в небольших проектах, где команда ответственных исполнителей небольшая.

Как составить матрицу RACI

Матрица ролей и обязанностей в рамках проекта составляется в определенной последовательности. Пошагово разберем процесс построения матрицы RACI на примере обновления главной страницы сайта.

Определите задачи проекта

Первый шаг — это четкое определение всех задач, которые необходимо выполнить для достижения целей проекта. Задачи должны быть сформулированы как можно более конкретно.

В таблице по вертикали запишите задачи, которые нужно выполнить.

Например:

• разработать дизайн главной страницы сайта;
• написать текст для главной страницы сайта;
• оптимизировать главную страницу сайта для поисковых систем;
• протестировать главную страницу сайта и внести исправления;
• запустить главную страницу сайта.

Определите участников проекта

Следующий шаг — определение всех участников проекта, которые будут играть какую-либо роль в его реализации. Это могут быть сотрудники компании, фрилансеры, подрядчики или другие заинтересованные стороны. Запишите по горизонтали исполнителей проекта.

Например:

• менеджер проекта;
• веб-дизайнер;
• копирайтер;
• SEO-специалист;
• тестировщик;
• заказчик.

Распределите роли и обязанности

Теперь необходимо распределить роли и обязанности для каждой задачи проекта. Используйте для этого обозначения RACI.

R — исполнители.

• веб-дизайнер будет разрабатывать дизайн главной страницы;
• копирайтер — писать текст для главной страницы;
• SEO-специалист — оптимизировать главную страницу сайта для поисковых систем;
• тестировщик — тестировать главную страницу и вносить исправления;
• заказчик — запускать главную страницу.

A — ответственные.

У нас в примере ответственный за выполнение всех задач — менеджер проекта. Он координирует работу всех участников проекта и обеспечивает его своевременное выполнение. R-участники будут ему докладывать о процессе выполнения работы и сдавать результаты.

Заказчик будет запускать главную страницу сайта. У него две роли в одной задаче — исполнитель и ответственный.

C — консультанты.

SEO-специалист может дать копирайтеру вводные на написание текста, чтобы он был оптимизированным для поисковых систем.

А заказчик консультирует исполнителей и утверждает дизайн, текст и функциональность страницы.

I -информируемые.

В нашем примере тестировщика нужно уведомить о том, что SEO-специалист закончил с оптимизацией главной страницы и можно ее тестировать. А заказчика — о том, что страница готова к запуску.

Важно:

• В каждой строке (задача) должен быть только один исполнитель (R).
• В каждом столбце (участник) должна быть хотя бы одна роль (R, A, C или I).
• Не бойтесь использовать несколько ролей (например, RACI) для одной задачи, если это необходимо.

Вот что у нас получилось:

Согласуйте матрицу RACI

Когда матрица RACI заполнена, необходимо согласовать ее со всеми участниками проекта. Это позволит убедиться, что все понимают свои роли и обязанности.

Используйте матрицу RACI в течение всего проекта

RACI-матрица должна быть «живым» документом, который обновляется по мере изменения проекта. Она должна быть доступна всем участникам проекта и использоваться для обеспечения четкой коммуникации и подотчетности.

Помните: RACI-матрица — это всего лишь инструмент. Ее эффективность зависит от того, как она используется.

Советы в построении матрицы RACI

Ниже собрали несколько советов, как построить эффективную матрицу RACI.

• На каждую задачу назначается только один исполнитель (Responsible).

Именно он будет отвечать за непосредственное выполнение задачи. Нельзя назначать нескольких исполнителей на одну задачу, это может привести к путанице, неразберихе и перекладыванию ответственности.

• На каждую задачу назначается только один человек, который  отвечает за ее выполнение (Accountable).

Именно он будет нести конечную ответственность за результат и будет отвечать перед руководством проекта. Ответственный может делегировать часть работы другим членам команды, но он остается ответственным за общий результат.

• Не перегружайте участников команды множеством обязанностей по одной задаче.

Это приведет к тому, что они не смогут качественно выполнить ни одну из них. Равномерно распределяйте задачи между членами команды, учитывая их навыки, опыт и загруженность.

• Поставьте задачу каждому участнику.

Каждый член команды должен быть четко проинформирован о том, какую задачу он должен выполнить. Это позволит всем участникам проекта понимать свою роль и нести ответственность за свою часть работы.

• Обязательны только роли «Responsible» и «Accountable».

Другие роли (Consulted и Informed) — вторичные и не всегда необходимы. Используйте те роли, которые наиболее подходят для вашего проекта.

• Информируйте об изменениях в проекте всех участников.

Это позволит им быть в курсе дела и при необходимости корректировать свою работу. Регулярно проводите совещания команды, чтобы информировать всех о ходе выполнения проекта.

Что нужно запомнить

• Матрицу разрабатывают, чтобы не допустить перекладывания ответственности между участниками в ходе выполнения проекта.
• RACI — исполнитель, ответственный, консультант, оповещаемый. Иногда добавляются буквы и роли.
• Матрица ролей и обязанностей применяется в управлении проектами.
• Диаграмму-RACI удобно использовать, например, когда нагрузка проекта неравномерно распределена между сотрудниками.
• Чтобы составить RACI-матрицу, нужно определить задачи и участников, распределить между ними роли и обязанности, а затем ее согласовать. Так все будут в курсе, что и когда им нужно делать, кому докладывать о завершении, а задачи не останутся без исполнителей.

И напоследок: подписывайтесь на телеграм-канал Awake Journal, чтобы не пропустить выходы новых экспертных статей про маркетинг, менеджмент, разработку и дизайн 🔥