Автор статьи
Экспертизой для статьи поделилась Екатерина Отрешко — таргетолог, который специализируется на продвижении бизнеса по остеклению балконов. К ней стало обращаться все больше клиентов, поэтому у нее возникла потребность в поиске личных ассистентов для делегирования задач. Несмотря на узкую специализацию Екатерины, данный опыт будет применим и для других сфер деятельности.
Прежде чем заняться поиском ассистентов, нужно понять: что и как можно делегировать. Если этого не сделать, можно потратить больше сил на работу с помощниками, нежели на самостоятельное выполнение задач.
Как определить задачи для делегирования ассистентам
Ассистенты — это джуны, люди с меньшей экспертизой. Поэтому для делегирования нужно выявить простые задачи, которые они с большей вероятностью выполнят успешно. Это будут рутинные задачи, условия которых не будут сильно меняться из проекта в проект.
Напротив, ассистенты не смогут выполнять задачи, в которых нужно принимать сложные управленческие решения. Например, продажу услуг новым клиентам или переговоры с клиентами в сложных ситуациях.
Чтобы определить задачи, подходящие для делегирования, нужно декомпозировать работу над проектом на маленькие шаги. Чем меньше будут эти шаги, тем лучше.
После декомпозиции работ нужно определить, какие задачи можно делегировать сотрудникам и подготовить инструкции к работе. Инструкции могут быть как текстами с иллюстрациями, так и в формате скринкаста. Нужно на примерах показать, как выполнять те или иные задачи, чтобы ассистент смог понять вашу методологию.
Если вы нишевый специалист, вам будет еще проще делегировать задачи — достаточно один раз подготовить подробные руководства. Например, продвижение разных региональных фирм по остеклению балконов между собой особо ничем не отличается. Ассистенту можно один раз рассказать о целевой аудитории и ее болях, а также познакомить его с воронкой продаж. Если он научится продвигать один проект, он легко сможет продвигать другие аналогичные проекты. В работе с разными проектами по таргетированной рекламе ассистенту понадобится развивать маркетинговое мышление.
Как найти подходящего ассистента
Перед поиском кандидатур нужно подготовить воронку найма, которая будет состоять из нескольких этапов:
- публикация с информацией о вакансии,
- анкета-опросник;
- собеседование по видеосвязи.
Каждый из этапов будет отсеивать неподходящих кандидатов, экономя ваше время.
Публикация вакансии
В вакансии нужно подробно описать будущую деятельность ассистента, чтобы он понимал, что от него ждут. Анкета должна быть максимально честной, чтобы на вакансию не откликались люди, которым эта работа не подойдет. Так вы сэкономите не только их время, но и свое — если ожидания ассистента не оправдаются, он уйдет и вам придется начинать все сначала. Расскажите, чего вы ждете от ассистента, какие задачи ему предстоит выполнять и сколько вы ему за это готовы платить.
На чем было акцентировано внимание в вакансии:
- экспертиза Екатерины – она написала, что полностью обучит ассистента эффективной работе над ее проектами,
- опыт кандидата – от соискателя требовался практический опыт в настройке таргетированной рекламы во ВКонтакте, притом необязательно успешный,
- возможность карьерного роста – ассистент может вырасти до руководителя проектов или менеджера по продажам,
- условия оплаты работы – попроектная оплата, с которой легко дойти до планки в 30 тысяч ₽,
- необходимость заполнения анкеты – в публикации размещена ссылка на Гугл-форму, которую требовалось заполнить соискателю.
Распространить вакансию нужно как на сайтах для поиска работы, таких как HH.ru и SuperJob, так и на ваших нишевых платформах. Например, молодого таргетолога можно найти в профильных сообществах, таких как сообщества TargetHunter во ВКонтакте, «Ищу Таргетолога» или биржа TargetHunter. Если у вашего профиля большая аудитория в соцсетях за счет развитого личного бренда, вы можете опубликовать пост с вакансией прямо у себя на странице. Также напишите в вакансии, чтобы читатель поделился ей со знакомым, которому эта вакансия может подойти.
Читайте статью: Как раскрутить личный бренд: самые эффективные методы
Подготовка анкеты-опросника
Опросник удобно создать в Google-формах. Он позволяет оценить не только компетентность соискателя, но и его заинтересованность в работе. Если соискатель ответил не на все вопросы или ответил на них некачественно, он не будет ответственно относиться к рабочим задачам.
таргетолог
Рекомендую делать не меньше 10 вопросов в анкете. Так вы отсеете кандидатов, у которых нет мотивации работать — они ответят не на все вопросы. Когда я искала первого помощника, я получила 50−60 откликов. Кажется что много, но когда я начала изучать отклики, выяснилось, что половина соискателей ответила не на все вопросы. Ко мне даже обратилась девушка, которая написала мне в личные сообщения, что хочет со мной работать, но не хочет заполнять анкету. Разумеется, я ей ответила, что вместе нам работать не судьба.
Всего из 50 откликов я отобрала три наиболее подходящих.
Видеосозвон
Финальный этап собеседования — живое общение с кандидатом. При нем будет понятно, сработаетесь вы с ассистентом или нет. Если интуиция подсказывает вам, что работа не срастется — к ней стоит прислушаться и не брать человека на работу.
Что спросить у соискателя на финальном собеседовании:
- Попросите рассказать о себе. Плохо, если он будет слишком подробно описывать свою жизнь, делиться интимной информацией или жаловаться. Хорошо, если он емко и структурировано расскажет о своем жизненном опыте и заострит внимание на тех личностных качествах, которые подходят для вашей вакансии.
- Почему он ушел с предыдущего места работы. Если соискатель будет поливать грязью бывших коллег и бывшего работодателя – это плохой знак. Если ему было так плохо, почему он не ушел сразу? Ярко выраженный негатив свидетельствует о том, что человек перекладывает ответственность в своих ошибках на других людей.
- Какие у него зарплатные ожидания. Они должны быть адекватными по рыночным меркам. Если кандидат называет меньшую зарплату – это странно, ведь он действует в ущерб себе и непонятно, как он поведет себя на работе. Если ожидания соискателя слишком завышенные – его картина мира слишком далека от реальности и с ним тоже будут проблемы.
- Что является результатом вашего труда. Если соискатель будет фокусироваться не на пользе для работодателя, а на рабочих процессах, стоит насторожиться. Например, он может рассказывать, что сидел в офисе с 9 до 6 вечера и выполнял должностные обязанности.
- Какие проблемы у вас возникали на предыдущих местах работы и почему они возникали. Если соискатель будет снимать ответственность с себя, он точно так же будет поступать на работе с вами.
таргетолог
Прежде чем нанять на работу ассистентов с небольшим опытом, я решила взять в помощники опытного таргетолога. Я сильно удивилась, когда у него начались проблемы — у него было почти столько же опыта, сколько и у меня. Когда я его спросила, из-за чего возникли проблемы, он ответил, что он не знает и не знает, что делать. Тогда я решила поискать в помощники кого-нибудь другого.
Я пришла к тому, что удобнее обучать специалистов под себя. А вообще, идеальная система найма сотрудников в рекламное агентство — когда руководитель записывает свой онлайн-курс. Он может отобрать себе лучших студентов, которые сдают хорошо выполненные домашние работы и делают это в срок. Дополнительно к этому они точно лояльны к вам, ведь они пришли именно на ваш курс, а не на какой-то другой.
Стажировка
Последний этап проверки ассистента — оплачиваемая стажировка. Стоит аккуратно погружать его в рабочий процесс, постепенно увеличивая сложность задач и объемы работ. Главное, что требуется от стажера — пунктуальность, адекватность, обучаемость и работа над ошибками. Достаточно пары недель, чтобы отследить его качество работы.
Далее о том, как контролировать ассистента, если он все-таки устроился на работу.
Как контролировать ассистента
Есть 2 способа контроля ассистента, которые будут зависеть от его уровня экспертизы:
- отслеживание выполнения поставленных задач,
- отслеживание соблюдения KPI.
Как отслеживать выполнение задач
Если ставить ассистентам конкретные задачи, это лучше делать в таск-менеджере или CRM. В рабочем чате задачи могут потеряться из виду, поэтому для них лучше выделить конкретное рабочее пространство.
Читайте статью: Trello и Jira уходят из России: чем заменить и как спасти данные
Как отслеживать выполнение KPI
Когда у ассистента становится достаточно опыта, можно отойти от микроменеджмента и следить за выполнением его KPI. В зависимости от профессии, KPI может быть разным. Например, у копирайтера это будет выполнение определенного объема работ, а у таргетолога — стоимость лида.
таргетолог
Я полностью делегирую сотрудникам ведение работы на проекте и смотрю только на стоимость заявки. Какая разница, какие креативы они тестируют, если итоговый результат соответствует требуемому качеству. Нет разницы, сколько объявлений в рекламном кабинете у ассистента: два или двадцать два.
Для контроля KPI я использую Google-таблицу, в которой каждый лист — отдельный проект. Сотрудники ежедневно заполняют статистику по каждому проекту: сколько было потрачено бюджета, сколько кликов получено, сколько заявок и какая стоимость заявки. Они должны внести данные за предыдущий день до 10 утра. Если с рекламой что-то не так, у сотрудников есть целый день на исправление ошибок.
Всего у нас два вида отчетности: таблица с ежедневными данными и еженедельный созвон. Еженедельный срез по отчетности показывает более точные, усредненные данные, а показатели ежедневной отчетности сильно разнятся между собой.
На созвонах я спрашиваю, нужна ли им какая-то помощь. Обычно нет, потому что я приучила сотрудников приходить не только с проблемой, но и с решением. Еще у нас есть рабочий чат, в котором они делятся гипотезами и помогают друг другу.
на журнал
