Как может выстраиваться иерархическая структура работ:

Сергей

Бондаренко

Автор статьи

Иерархическая структура работ помогает разбить проекты любого размера на управляемые задачи. И объединяет объем работы, стоимость и результаты в одном инструменте. С помощью ИСР команда может точно визуализировать проект по частям и избежать перегрузки — им не придется справляться со всеми задачами сразу. В статье мы расскажем о типах и принципах построения ИСР, формах визуализации и многом другом.

Так может выглядеть иерархия структуры работ по проекту

Что такое иерархическая структура работ проекта

Иерархическая структура работ (ИСР) — метод, при котором крупный проект делится на более мелкие задачи. Это помогает значительно упростить и одновременно держать на контроле весь рабочий процесс.

Этот метод используют менеджеры, чтобы структурировать и разбивать проекты на управляемые компоненты. Каждый из компонентов разделяют и назначают конкретному специалисту в команде. А потом все задачи объединяют в единой диаграмме, канбан-доске или даже на обычной доске.

Если разбить одну большую задачу на много мелких элементов — вы получите структурную иерархию.

Типы ИСР

Иерархическая структура работ (ИСР проекта) бывает трех типов: «по результатам», «по фазам» и по «ответственности»:

• По результатам. Проект разбивается на конкретные результаты, которые нужно достичь. Например, если нужно построить дом, то результатами будут фундамент, стены, крыша и т.д. Этот тип помогает понять, что именно должно быть сделано для достижения целей проекта.
• По фазам. Проект делится на этапы: начало, планирование, выполнение, контроль и завершение. В каждом этапе есть свои задачи и результаты. Это помогает организовать работу по шагам и контролировать прогресс.
• По ответственности. Проект делится на части в зависимости от того, кто за что отвечает. Например, одна команда отвечает за дизайн, другая за строительство, третья за проверку качества. Это помогает четко распределить обязанности и знать, кто за что отвечает.

Характеристики иерархической структуры работ

Существует два различных подхода к созданию ИСР: ориентированный на результат и на фазы:

• Ориентированный на результат. Будем фокусировать свое внимание на отдельных задачах или частях проекта. То есть «слона» делим на отдельные кусочки: бедро, туловище, хобот. А потом решаем, кто и что будет есть. 
• Ориентированный на фазы. Для работы проект поделим по временной шкале. В этом случае будем делить на дни — в этот день съедим хобот, в другой день ногу.

Каждый ИСР будет выглядеть в зависимости от вашего рабочего процесса, размера вашей команды и типа проекта.

Но есть несколько общих характеристик, которые обычно находятся в большинстве структур:

• Иерархия. ИСР — это деление проекта на более мелкие и управляемые компоненты. Верхний уровень иерархии представляет собой основные результаты, а нижние уровни разбивают каждый результат на более мелкие и простые задачи.
• Уникальный номер или код. Каждому компоненту ИСР присваивается идентификатор, например, номер, название или код. Это помогает следить за ними и контролировать работу по проекту.
• Визуал. ИСР чаще всего выглядит, как изображение — например, древовидная диаграмма. Это нужно, чтобы облегчить общение и понимание задач внутри коллектива.

Каждая «ветка» дерева крепится к основному «стволу», это помогает определить зависимости между задачами и оценить объем

Почему стоит использовать ИСР

С помощью ИСР можно управлять простыми и сложными проектами. Рассказываем, зачем нужна иерархия:

• Четкая организация. ИСР разбивает проект на отдельные фазы, результаты и/или задачи. С помощью такой структуры можно составить график и посмотреть, что и в каком порядке стоит сделать.
• Эффективное планирование. ИСР помогает менеджерам проектов управлять ресурсами, графиками и сроками выполнения. Они могут ставить точные задачи сотрудникам, что и к какому сроку требуется выполнить.
• Коммуникация в команде. ИСР обеспечивает общее понимание целей, задач и ролей каждого участника проекта. Людям так проще общаться и понимать друг друга, это выводит коммуникацию на новый уровень.
• Контроль. Менеджеры проектов могут отслеживать выполнение каждой задачи и быстро выявлять любые задержки или проблемы.
• Концентрация на задачах. Если разбить проект на более мелкие задачи, то каждому сотруднику команды можно выделить отдельную задачу, на которой он сконцентрируется. Это снижает общую нагрузку и помогает не упускать отдельные детали. 
• Оценка затрат. Менеджерам проектов будет легче точно определить, сколько денег необходимо для каждой части проекта. Так проще спланировать бюджет, а еще он будет более точным, так как основывается на конкретных деталях.
• Демонстрация клиенту. Чтобы заказчик был уверен, что процесс идет правильно, необходимо четко обозначить этапы работы. ИСР — инструмент, который помогает структурировать проект и показать последовательность задач. Добавьте к каждому этапу ориентировочные даты, иллюстрации, диаграммы и вы получите основу для построения дорожной карты проекта.

Принципы построения ИСР

По этим принципам проект «разбирается» на отдельные части. Чтобы структурирование работ имело смысл и облегчало процесс, нужно соответствовать некоторым требованиям:

• Принцип «учесть все».‍ Все этапы и задачи проекта должны быть включены в структуру, без исключений. Например, если в процессе приготовления блюда забыть один из ингредиентов, блюдо может оказаться неполным или вообще не съедобным. Менеджер проекта должен следить, чтобы все этапы и задачи были четко прописаны в структуре будущих работ.
• Принцип «от общего к частному». ‍У проекта есть «общее», на котором он держится, или конечная цель всех мероприятий. Например, финалом может быть разработка мобильного приложения, выпуск музыкальных систем, организация логистики на Крайний Север и т. д. От цели расходятся «частные», где каждое следующее соединяется с предыдущими. «Частные» не могут крепиться к разным «общим», поэтому каждая задача должна иметь только одно «общее» направление, к которому она относится.
• Принцип «все единообразно». Названия этапов и задач должны быть последовательными и связанными между собой на всем протяжении проекта. Это предотвращает путаницу и сохраняет порядок.
• Принцип «упрощения до молекул».‍ Задачи нужно разбивать до тех пор, пока они не станут абсолютно понятными для всех, кто будет их исполнять. Каждый должен четко понимать, что он должен сделать, без дополнительных вопросов. Это означает, что все детали задачи должны быть ясны: описание, время выполнения, требуемые ресурсы и т. д. Но, конечно, не стоит доводить такое упрощение до абсурда. Вряд ли сотрудникам понадобится пояснение, что такое ручка.

Формы визуализации ИСР

Иерархическую структуру работ (ИСР) можно представить по-разному:

• Древовидная диаграмма. Это самый распространенный способ. Во главе структуры находится основная цель проекта. Ниже горизонтально располагаются вехи. Под ними — задачи, которые тоже прописываются горизонтально. Еще уровнем ниже — подзадачи, их можно располагать вертикально.
• Список. Это самый простой способ. Он просто представляет собой список всех задач и подзадач. Хотя он не такой детализированный, как другие варианты, он удобен для быстрого понимания, что нужно сделать.
• Таблица. Вся информация из древовидной диаграммы может быть представлена в виде таблицы. В таблице используются строки и столбцы для описания различных уровней, задач и результатов. Таблицы можно легко обновлять и делиться ими с командой, что удобно для отслеживания изменений в проекте.

Так тоже может выглядеть иерархия в таблице — все выполняется слева направо и сверху вниз

Как построить иерархическую структуру работ

Чтобы разобраться было легко — разобьем построение иерархии на шаги.

Ставим цель (и идем к ней)

Начните с главного — определите, что будет успешным завершением проекта. Для этого не требуются даже технические навыки. Этот шаг лучше выполнить каждому отделу, который будет работать над выполнением проекта.

Привлеките руководителей и сотрудников, чтобы создать концепцию, выяснить, какие будут требования к финальному результату.

Вот такой сложной структура тоже может быть

Разбираемся в главных этапах (и шагаем по «лестнице»)

Когда с основным уровнем иерархии разобрались — определяем основные этапы или «шаги», которые потребуются для достижения цели.

Эти этапы — будущие промежуточные результаты всего проекта. Например, для продажи любого продукта его нужно сначала создать, протестировать, оценить и упаковать. Это потом он окажется на полках, можно будет подумать о рекламе и продвижении. Но пока — нужно выполнить первые значительные «шаги».

Разбиваем первые этапы на более мелкие задачи (делим на части)

Каждый такой этап разбиваем на задачи меньшего масштаба. Например, чтобы опубликовать статью, нужно:

• написать материал;
• подобрать картинки;
• оптимизировать текст в соответствии с запросами;
• опубликовать.

Эти более мелкие задачи создадут «ветви» для проекта, на которых строится дальнейшая работа. Конечно, каждую из этих задач тоже можно разбить на более мелкие. Например, чтобы написать материал, нужно поговорить с экспертом или найти проверенные референсы, проверить достоверность информации и так далее.

С помощью древовидной структуры планировать намного проще

Определяем, что от чего зависит (иначе все поломается)

С помощью зависимостей в иерархической структуре нужно показывают, как выполнение одной задачи влияет на другие. Визуально зависимости показывают обычно в виде стрелок между блоками.

Например, верстальщик не может опубликовать статью до того, как она будет написана и согласована. В данном случае между этапами «Написать статью», «Согласовать материал» и «Опубликовать» есть прямая зависимость, это важно учитывать при планировании.

Определяем реальные дедлайны (иначе все «сгорит»)

Сначала ставим сроки для мелких задач, потом укрупняемся. Если проставлять дедлайны так, то каждый участник будет знать, что и когда он должен выполнить, а у клиента будут примерные сроки завершения всего проекта. Важно отобразить это так, чтобы можно было контролировать сроки, сдвигать их при необходимости и управлять временем выполнения.

Когда все готово — можно работать. Главное — уложиться в установленные сроки

Раздаем задачи исполнителям (и говорим им про дедлайны)

Выясняем и распределяем между участниками, кто будет отвечать за каждую задачу. Тогда будет легко определить и быстро решить возможные проблемы и предотвратить срывы сроков. Например, если один сотрудник в команде будет перегружен, а другие ничем не заняты — результат вряд ли получится качественным.

Нужно будет решить, справится ли команда своими силами при перераспределении задач, нужно привлекать подрядчиков или нанимать дополнительных сотрудников. Все это также фиксируем при разработке иерархической структуры работ.

Распределяем бюджет проекта (и не оставляем его себе)

Рассчитываем, сколько денег нужно для выполнения каждой задачи и на весь проект в целом. На основе иерархической структуры рассчитываются общие и точечные затраты. Если бюджет не совпадает с планом, находим, на чем можно сэкономить или какие задачи можно изменить или исключить. Только ищем места, где реально сэкономить. Например, экономить на фундаменте дома или при разработке сайта — плохая идея. А без закупки рекламы у известного блогера вполне можно обойтись.

Ставим контрольные точки (и проверяем всех и каждого)

Находим этапы, когда пора оценить прогресс или показать результаты клиенту. С помощью контрольных точек можно убедиться, правильно ли развивается проект и не стоит ли его скорректировать.

Обычно они совпадают с завершением главных этапов проекта и дают возможность пересмотреть план или внести необходимые корректировки.

‍Контролируем (и меняем при необходимости)

Этот шаг будем повторять регулярно весь проект. Важно предусмотреть «место для маневра» — время и ресурсы для непредвиденных ситуаций, например, экономический кризис, перестановки в управлении или поломка оборудования. Это поможет быстро среагировать на изменения и продолжать работу над проектом без значительных задержек.

Главные мысли

• Иерархическая структура работ обычно делится по результатам, фазам или ответственности. 
• Такую структуру работ стоит использовать, потому что она помогает четко организовывать и планировать задачи, концентрироваться на них, оценивать затраты и видеть последовательность этапов работы. 
• Обычно иерархическая структура строится по принципу дерева, в котором каждая задача крепится к своей «ветке» и «стволу». 
• При построении иерархической структуры работ надо поставить цели и продумать главные этапы, затем распределить дедлайны и определить, как одни задачи зависят от других.
• Подпишитесь на наш телеграм-канал Awake Journal. Там вы найдете анонсы новых статей о маркетинге и его инструментах, управлении, разработке, дизайне и других, не менее интересных направлениях развития бизнеса.