Проектное мышление: что это такое и как его использовать

Михаил

Шумовский

Автор статьи

Часто обычный подход к решению задач выглядит так: появилось дело — взялся за него — кое-как довел до конца или бросил на полпути. И причины разные: не хватило времени, подвел сотрудник или человек сам переоценил свои возможности.

Чтобы таких проблем не возникало и все задачи получалось решать, стоит использовать проектное мышление. Оно помогает структурировать процессы, выделить ключевые этапы, установить реальные сроки, поставить цели и запланировать ресурсы. В результате — избежать хаоса и быстрее достичь результата.

Проектное мышление —  способ представлять любую задачу в виде проекта

Что такое проектное мышление

Проектное мышление — это способ представлять любую задачу в виде проекта. Такое мышление предполагает:

• Структурность. Перед началом работы человек анализирует задачу и планирует процесс.
• Этапность. Любое дело делится на небольшие шаги, чтобы было проще отслеживать прогресс и корректировать работу.
• Контроль. Важно не просто выполнить задачу, а оценить, насколько результат соответствует цели.

Из чего состоит проектное мышление

Проектный подход держится на пяти ключевых элементах:

1. Цель. Четкое понимание того, что должно получиться в итоге. 
2. Этапы. Разделение задачи на последовательные шаги.
3. Ресурсы. Время, деньги, люди, технологии — все, что нужно для выполнения проекта.
4. Риски. Анализ возможных проблем и подготовка решений на случай непредвиденных ситуаций.
5. Анализ. Оценка результата и выводы, что можно улучшить в будущем.

Проектное мышление можно сравнить со строительством дома. Если начать без плана, процесс превратится в хаос: рабочие будут приходить вразнобой, материалы не подойдут для объекта, сроки сорвутся и ничего не получится.

Чтобы этого не случилось, проект делят на этапы:

1. Разрабатывают чертежи (ставят цель и определяют результат).
2. Покупают материалы, нанимают бригаду (оценивают ресурсы).
3. Заливают фундамент, возводят стены, делают отделку (следуют этапам).
4. Проверяют качество работ и устраняют недочеты (анализируют результат).

Чтобы построить дом — всегда нужен бригадир и четкий план 

Как проектное мышление помогает в работе и жизни

Проектное мышление можно использовать везде: в развитии бизнеса, найме сотрудников и даже уборке по дому.

Проектное мышление в работе

Все понимают конечную цель. Один из принципов проектного мышления — поставить четкую и измеримую цель. Например, по методу SMART или OKR. Поэтому в плане компании не будет расплывчатых «повысить продажи». Там будет конкретное «повысить продажи на 20% до конца года». И уже исходя из цели каждая команда вынесет конкретные задачи: повысить конверсии за счет новых креативов, обучить сотрудников и т. д.

Каждая из задач становится мини-проектом со своими сроками, подзадачами и измеримыми результатами.

Каждый знает свою роль и задачу. В итоге менеджер не тратит время на постоянные уточнения и перераспределение обязанностей, а сотрудники понимают, за что они отвечают. Если в процессе что-то идет не так, изменения вносятся на основе данных и заранее продуманного плана.

Работу проще организовать. Проектное мышление позволяет заранее учитывать возможные сложности и заложить буфер на срочные дела. Например, если компания запускает новый продукт, заранее продумывает все этапы: от разработки и тестирования до продвижения и продаж. Расписывает каждый шаг и везде закладывает буфер — дополнительное время, которое можно потратить на решение форс-мажоров.

Проектное мышление в жизни

По сути, здесь все работает как в компании. Просто вместо целей «поднять продажи…» человек фокусируется на более конкретных вещах для себя. Например, накопить определенную сумму или закрыть кредит за фиксированный срок.

И уже эту цель дробит на задачи:

• оценить доходы и расходы;
• разработать план экономии;
• разработать план повышения доходов и т. д.

Кроме того, проектное мышление помогает принимать решения. Например, при смене работы человек не просто отправляет резюме наугад. Он оценивает свои навыки, анализирует рынок, формулирует требования к новой позиции. Затем составляет план действий: обновляет резюме, проходит дополнительные курсы и готовится к собеседованиям.

Как выглядит поиск работы без проектного мышления и с ним

Как развивать проектное мышление

Воспринимать задачи как проекты. Любое дело можно представить в виде мини-проекта со своей целью, этапами и результатом. Допустим, вы хотите выложить красивое видео в TikTok.

Продумайте, какой результат вы хотите получить: это может быть трендовый ролик, обучающее видео или стильный монтаж. Затем составьте оптимальный алгоритм действий.

Сначала стоит придумать идею, сценарий и подобрать музыку. Затем нужно определить, какие инструменты понадобятся — камера или телефон, штатив, свет, приложения для монтажа. Останется оценить, сколько времени вы готовы потратить, и браться за работу.

Разбивать крупные цели на этапы. Глобальная задача может казаться настолько большой, что браться за нее страшно. Чтобы не прокрастинировать, дробите процесс на конкретные мелкие шаги.

Видеть конечную цель и пути ее достижения. Для этого важно уметь ставить четкие и измеримые цели. Если задача сформулирована размыто, будет сложно понять, как ее достичь и за что вообще браться.

Рефлексировать и анализировать. Вряд ли работа будет идти идеально. Всегда будут появляться какие-то проблемы, сложности т. д. Поэтому в процессе работы и после завершения любого процесса разбирайте, что пошло не так. И старайтесь делать выводы — как не допустить таких проблем в следующий раз. А еще не забывайте быть гибкими: не зацикливайтесь на первоначальном плане и умейте быстро перестраиваться.

Какие методы помогут использовать проектное мышление

Дизайн-мышление — метод, который помогает находить креативные решения. Этот подход особенно полезен в жизни, маркетинге, разработке продуктов и управлении клиентским опытом. Дизайн-мышление строится вокруг потребностей людей: сначала анализируется проблема, затем создаются прототипы решений, которые тестируются и дорабатываются. Такой метод позволяет быстро находить эффективные и нестандартные пути к цели.

Agile и Scrum — гибкие методологии, которые подходят для управления любыми процессами. Agile — подход к управлению процессами. Помогает компаниям работать небольшими итерациями, получать обратную связь от клиентов и улучшать продукт. Scrum — Agile-фреймворк, руководство с четкими предписаниями. Помогает командам разбивать сложные задачи на этапы и эффективно планировать их выполнение.

Например, при запуске нового бизнеса можно использовать Agile-подход: сначала тестировать идею на небольшом рынке, собирать обратную связь, улучшать продукт и только потом масштабироваться.

Scrum и Agile

Канбан — система визуального управления задачами. Она позволяет визуализировать задачи и распределить по этапам выполнения. Например, «В работе», «На проверке», «Готово».

Навыки, которые пригодятся для развития проектного мышления

Умение делегировать. Если задача большая, справиться в одиночку может быть сложно. Чтобы не перегружать себя и не распыляться на много задач, лучше передавать часть задач другим.

Чтобы правильно делегировать, определите, какие задачи требуют вашего личного участия, а какие можно передать другому специалисту. А чтобы тот не запутался, передайте человеку конкретный запрос и поставьте дедлайн. Установите промежуточные сроки, если проект сложный. И сразу напоминайте о просроченном дедлайне исполнителю. Иначе он может подумать, что это неважно.

Понимание риск-менеджмента. Мы уже сказали, что любой проект не обходится без проблем и трудностей. Но одно дело — подозревать проблемы и строить план исходя из этого. Другое — работать с девизом «по ходу разберемся».

В первом случае вы будете готовы к проблемам, заложите буфер и заранее продумаете, кто сможет вам помочь. Во втором — поставите выполнение задачи под угрозу, потому что запасного плана у вас не будет. И самое неприятное — будете стрессовать, потеряете время и деньги.

Представьте, что вы планируете рекламную кампанию. Риски могут быть разными: подрядчик сорвет сроки, реклама окажется неэффективной, бюджет уйдет быстрее, чем ожидалось. Чтобы избежать провала, заранее составьте список возможных проблем и подготовьте решения. Например, выберите несколько подрядчиков, заложите резервный бюджет или проведите тестовую рекламную кампанию перед основным запуском.

Способность коммуницировать. То есть, правильно собирать обратную связь от команды, проводить брейнштормы и ревью. Нужно уметь обсуждать, правильно ли ставятся задачи и какие есть проблемы. Что получается, а что — нет.

Простой пример — ТЗ для дизайнера. Вы хотите, чтобы сотрудник сделал стильный лендинг, но просто сказать «Сделай красивый сайт» недостаточно. Нужно объяснить, какой стиль вам нужен, какие элементы должны быть на странице, какой результат вы ожидаете. Чем точнее формулировка, тем выше шанс получить нужный результат с первого раза.

Какие инструменты пригодятся для системного мышления

Полезные инструменты можно разделить на 3 группы:

• системы управления задачами;
• чек-листы и майнд-карты;
• сервисы автоматизации.

Системы управления задачами

Эти сервисы позволяют управлять проектами, назначать задачи, отслеживать их выполнение и контролировать дедлайны. Каждый из них подходит для разных типов работы.

• Bitrix24 — CRM-система с встроенным управлением задачами и проектами. Подходит для бизнеса любого масштаба, позволяет распределять задачи между сотрудниками, вести учет времени и автоматизировать процессы.
• Kaiten — инструмент для управления задачами и проектами. Поддерживает методологии Agile, Kanban и Scrum.
• Notion— сервис, который сочетает в себе доску задач, базы данных, заметки и таблицы. Позволяет создавать персонализированные рабочие пространства и вести все проекты в одном месте.
  

Организация работы редакции с помощью канбан-доски Kaiten

Чек-листы и майнд-карты

Эти инструменты помогают структурировать информацию и планировать работу.

• Чек-листы помогают разбить сложную цель на подзадачи. Например, при запуске рекламной кампании можно использовать чек-лист с основными этапами: анализ аудитории, создание контента, настройка таргетинга, тестирование.
• Майнд-карты помогают визуализировать идеи и структуру проекта. Их стоит использовать на этапе планирования, когда нужно разложить сложные задачи на отдельные компоненты. Например, перед запуском нового продукта можно создать майнд-карту с ключевыми этапами разработки, ответственными лицами и дедлайнами.

Для работы с чек-листами и майнд-картами подойдут разные сервисы: XMind, MindMeister, Todoist или MarkMap.

Пример генерации майнд-карты в сервисе MarkMap

Сервисы автоматизации

Автоматизация помогает сократить рутинные задачи, минимизировать ошибки и ускорить выполнение рабочих процессов.

• Albato — российский аналог Zapier, которые помогает интегрировать различные сервисы и автоматизировать процессы. Например, настроить автоматический перенос заявок с сайта в CRM.
• Make — инструмент для интеграции сервисов и автоматизации рабочих процессов. Позволяет связать разные платформы без программирования.
• YandexGPT, ChatGPT и другие AI-инструменты — помогают генерировать тексты, анализировать данные, автоматизировать анализ данных.
• Онлайн календари — помогают обмениваться расписанием с коллегами и бронировать время для встреч без долгих согласований.
• Google Apps Script и скрипты в Excel — инструменты для автоматизации работы с таблицами, отчетами и базами данных. Например, можно настроить автоматическое создание отчетов или напоминания о дедлайнах.

Как научить сотрудников мыслить проектно

Если компания всегда работала хаотично, внедрить проектное мышление за 1 день не получится. Не выйдет просто заставить сотрудников использовать новые подходы. Придется объяснять их пользу и показывать конкретные примеры эффективности.

Вот несколько шагов для формирования проектного мышления в команде:

1. Внедрить проектные инструменты. Начать можно с простого: использования CRM и трекера задач. У сотрудников появится четкая структура работы, и им будет проще адаптироваться к новому подходу.
2. Создать культуру планирования. Для этого стоит внедрить регулярные встречи, например, раз в неделю, и обсуждать с командой текущие задачи и планы по работе.
3. Научить рефлексировать и ошибаться. Сделать так, чтобы в конце проекта сотрудники разбирались, что удалось хорошо, а что можно улучшить.
4. Создать среду, в которой сотрудники смогут предлагать решения. Проектное мышление не означает просто выполнение инструкций. Оно предполагает, что каждый участник процесса понимает его цель и может предлагать свои способы решения задач. Менеджеры, которые дают команде возможность участвовать в формировании планов и стратегии, получают более вовлеченных и мотивированных сотрудников.

Ошибки, которые мешают применять проектное мышление

Проектное мышление помогает работать эффективнее, но многим людям сложно его внедрить. Кто-то боится планирования, кто-то теряется в деталях и не может начать действовать, а кто-то слишком привязан к плану и не умеет адаптироваться к изменениям.

Люди боятся планирования

Одна из самых распространенных проблем — страх перед планированием. Люди боятся, что не смогут предусмотреть все детали, что план окажется сложным и его все равно придется менять. Из-за этого они ничего не планируют и действуют спонтанно.

Что происходит без планирования:

• Задачи выполняются хаотично, без четкой структуры.
• Сроки постоянно срываются — нет понимания, сколько времени займет работа.
• В процессе появляются неожиданные проблемы, которых можно было избежать при предварительном анализе.

Как избавиться от страха перед планированием:

• Начать с простого. Например, составить общий план из 3–5 ключевых этапов, а детали проработать по мере необходимости.
• Использовать гибкие методики. То есть, быть готовым, что план будет корректироваться в процессе и что это нормально.
• Привыкнуть фиксировать задачи. Начать с обычного списка дел и потом переносить это на более крупные задачи. 

Люди вечно анализируют

Еще одна ошибка — слишком глубокий анализ перед стартом проекта. Люди стараются предусмотреть все возможные сценарии, собрать максимальное количество информации, но в итоге так и не начинают действовать.

Что происходит при избытке анализа:

• Человек бесконечно изучает материалы, но не делает реальных шагов.
• Время уходит, а проект так и не сдвигается с мертвой точки.
• В процессе появляются новые данные, которые снова заставляют пересматривать план.

Как научиться действовать:

• Использовать принцип MVP (minimum viable product) — сначала запускать минимальную версию проекта, а затем дорабатывать его по мере получения обратной связи. В жизни — начать задачу с минимальным планом и дополнять его по ходу.
• Ограничивать время на анализ. Например, давать себе два дня на сбор информации, а потом начинать работу.
• Работать короткими итерациями. Например, тратить на проект 1–2 недели. Затем анализировать результат и думать, что можно улучшить и как работать дальше.

Если анализировать задачи вечно, работать будет некогда

Люди не хотят адаптироваться

Еще одна ошибка, которая мешает проектному мышлению. В реальности обстоятельства часто меняются: рынок динамичный, клиенты ведут себя не так, как ожидалось, команда сталкивается с новыми проблемами. Если цепляться за первоначальный план и не адаптироваться, можно потерять время и деньги.

Что происходит, если не учитывать изменения:

• Проект развивается в неверном направлении, потому что реальность уже не соответствует изначальным расчетам.
• В команде растет напряжение, потому что приходится выполнять неактуальные задачи.
• Теряется гибкость и снижается конкурентоспособность компании.

Как научиться адаптироваться:

• Регулярно анализировать ситуацию и корректировать план. Например, в Agile есть спринты, после которых проводится ретроспектива и вносятся правки в стратегию.
• Следить за внешними факторами. Если рынок или поведение пользователей меняется, нужно вовремя подстроиться.
• Работать с обратной связью. Нужно не просто выполнять намеченные шаги, но и оценивать, насколько они действительно ведут к цели.

Что в итоге

• Проектное мышление — способ представлять любую задачу в виде проекта. Проектное мышление состоит из пяти ключевых элементов: цель, этапы, ресурсы, риски, анализ.
• Проектное мышление помогает структурировать процессы, устанавливать реальные сроки и цели, управлять ресурсами.
• Проектное мышление помогает в работе и жизни. Его можно использовать при постановке целей для бизнеса и жизни. Например, для изучения нового языка или навыка.
• Чтобы научиться мыслить проектно, нужно воспринимать каждую задачу как проект. Разбивать крупные цели на этапы, понимать конечную цель и представлять пути достижения. Также нужно уметь рефлексировать и анализировать.
• В развитии проектного мышления пригодятся разные навыки: умение делегировать и коммуницировать, способность управлять рисками.
• Есть несколько инструментов, которые пригодятся для проектного мышления: системы управления задачами, чек-листы и майнд-карты, сервисы автоматизации.

Подписывайтесь на телеграм-канал Awake Journal, чтобы не пропускать новые посты и анонсы экспертных материалов про маркетинг, управление проектами и продуктами, разработку, а также дизайн 🔥