Треугольник управления проектом: как это помогает работать

Сергей

Бондаренко

Автор статьи

Качественный продукт за короткий срок нельзя сделать дешево — нужно увеличить стоимость или срок, либо придется изменять объем работ. Визуализировать эту взаимосвязь помогает проектный треугольник, который символизирует зависимость объема задач от их крайнего срока и бюджета на их выполнение.

Что такое проектный треугольник и для чего он нужен

Проектный треугольник — это абстрактный образ, который отражает зависимость ограничений проекта: его срока, стоимости и содержания.

Представьте треугольник, где каждая сторона — это один из элементов:

• Срок — это продолжительность проекта, которая отвечает на вопрос «сколько времени потребуется на завершение проекта».
• Стоимость — это бюджет проекта, который определяет, сколько денег потребуется для его реализации.
• Содержание — это объем работ с точки зрения результатов и задач, которые необходимо выполнить для достижения целей проекта. 

Каждая сторона треугольника — это параметр, который можно изменять в рамках проекта. Но изменение одного параметра обязательно потянет за собой изменение остальных двух.

Все стороны треугольника взаимосвязаны

Например, если вы хотите сократить время проекта, то вам придется:

• увеличить бюджет, чтобы нанять больше сотрудников или использовать более дорогие инструменты;
• уменьшить объем работы, чтобы уложиться в заданные сроки.

Качество — как четвертая часть треугольника

Качество находится в центре треугольника и зависит от всех его сторон. Любое изменение одной из сторон треугольника влияет на качество.

Например, если вы опережаете график, можно добавить больше функций или улучшить текущие задачи — это повысит качество.

У всех свое понимание качества. Менеджер проекта должен знать, что именно важно для компании или клиента.

Каждая сторона влияет на качество

Чем полезен треугольник управления проектами

Несмотря на то, что треугольник не является инструментом для ведения проектов, он помогает наглядно проиллюстрировать ряд зависимостей в их ведении. Он показывает, что нужно:

• Поддерживать баланс. Треугольник визуально демонстрирует связь между временем, стоимостью и объемом. Например, если заказчик хочет добавить новые задачи (увеличить объем), менеджер может оценить, как это повлияет на сроки и бюджет и найти оптимальное решение. А затем — может обосновать клиенту, почему и насколько нужно увеличить бюджет или срок. 
• Устанавливать реалистичные ожидания. Треугольник помогает избежать недоразумений и конфликтов, показать, что изменение одного параметра влечет за собой перемены в других. Например, менеджер может на примере треугольника проиллюстрировать заказчику или руководителю, что если нужно при том же бюджете сократить срок вдвое, то и качество соответственно пострадает.  
• Принимать решения. Треугольник обеспечивает четкую структуру для принятия решений и помогает менеджеру учесть все три элемента. Например, если использовать треугольник, то можно не бояться упустить из виду объем работы, ее скорость или качество. 
• Управлять рисками. С помощью треугольника менеджер может предвидеть возможные проблемы и заранее подготовить план действий на случай, если эти проблемы возникнут. Например, если увеличивается риск растягивания срока, то можно пригласить дополнительных сотрудников для ускорения. 
• Измерять производительность. Отслеживание проекта по трем ограничениям помогает менеджерам сравнивать фактический прогресс с запланированным. Это возможно только приблизительно, потому что точно сверить можно только с помощью других инструментов.

Главное — правильно применять информацию, чтобы не допускать деформаций треугольника

Как связаны содержание, бюджет и сроки проекта

В проектом треугольнике существуют два типа взаимосвязей между его элементами

• Больше объем — больше времени или денег — лучше качество. Взаимосвязь прямо пропорциональна. Если вы увеличиваете объем проекта, то нужно увеличить сроки его выполнения и бюджет.
• Меньше стоимость — больше срок, меньше срок — дороже проект. Обратно пропорциональная взаимосвязь. При этом результат и качество должны остаться неизменными. Проще всего понять эту связь на примере человеческих ресурсов: чем больше людей работает над задачей, тем меньше времени уходит на ее выполнение.

Изменить правила «железного треугольника» невозможно, даже если заказчик очень настаивает. Любое изменение одной из его сторон — стоимости, сроков или качества — обязательно повлияет на две другие.

Представьте его, как прочный металлический треугольник: невозможно выгнуть его так, чтобы не деформировались другие стороны. А получить идеально качественный проект быстро и за мало денег можно только в мире волшебства и единорогов, где люди работают за идею и не хотят отдыхать😅

Уменьшение стоимости проекта всегда влечет за собой его уменьшение — по содержанию или качеству

Как управлять проектным треугольником

Цель успешного управления проектом — найти оптимальное равновесие между тремя составляющими. Часто в качестве усложнения — конкретные потребности и ограничения проекта. Например, бюджет, который нельзя увеличить, или срок, который нельзя сдвигать.

Для эффективного управления вам понадобится:

• Тщательный анализ проекта. Что хочет получить заказчик в результате проекта, какие функции важны, какие ограничения могут быть и какие цели поставлены. Оцените риски — все ли требования реалистичны и достижимы в рамках имеющихся ресурсов.
• Фиксация ограничений. Не торопитесь озвучивать сроки, бюджет и объем работ, чтобы не давать клиенту надежды на воплощение нереального проекта или не пытаться реализовать невозможное в ограниченных ресурсах. Все ограничения (срок, бюджет, объем) должны быть реальными и достижимыми. Поэтому называть их можно только после полного понимания и анализа проекта. 
• Открытая коммуникация. Прозрачно и ясно объясните заказчику взаимосвязь между элементами треугольника. Используйте визуальные инструменты, например, диаграммы или таблицы, чтобы показать, как изменение одного элемента влияет на другие. Будьте готовы к вопросам и объяснениям. Ваша задача — убедиться, что заказчик полностью понимает ограничения проекта и готов к возможным компромиссам.
• Постоянный мониторинг. Регулярно отслеживайте прогресс проекта. Оценивайте сроки, бюджет и объем реализованных работ. Используйте дорожную карту проекта, чтобы контролировать сроки, контрольные точки и ответственных за каждую задачу. Если вовремя видеть отклонения от плана, то проще вносить коррективы и обойтись без неприятных сюрпризов.
• Гибкость и адаптация. В процессе реализации проекта могут возникнуть непредвиденные обстоятельства, которые требуют изменения плана. Будьте готовы к корректировке сроков, бюджета или содержания проекта, если это необходимо. Не бойтесь внести необходимые изменения, чтобы сохранить баланс в треугольнике и дойти до целей проекта.

Представьте себе этот треугольник, как весы. Если вам нужно сократить срок проекта, то придется либо уменьшить объем работ, либо увеличить бюджет. Или, если вы хотите увеличить объем работ, то вам придется либо увеличить срок проекта, либо выделить дополнительный бюджет.

Заключение

• Проектный треугольник всегда выглядит как качество = срок + бюджет + содержание. Если ограничения соблюсти, то проект в результате получится качественным — команда успеет выполнить все нужные работы в рамках срока и бюджета. Если треугольник сломать — качество из него «выпадет». 
• Чтобы грамотно управлять проектом, нужно согласовать проектный треугольник с заинтересованными сторонами. Все должны понимать ограничения и согласиться с ними. Иначе следить за балансом не получится. 
• Если постоянно увеличивать сторону «объема работ», то обязательно нужно раздвигать бюджет и/или срок. Иначе треугольник сломается. 
• Чтобы проект успешно завершился и укладывался в треугольник по дороге — нужно следить за его движением и изучать данные об изменениях. Лучше всего сверяться с целями, прописанными этапами, контрольными датами и ответственными лицами. 

Чтобы разбираться во всех тонкостях маркетинга и ведения бизнеса, нужно подписаться на телеграм-канал Awake Journal. Так вы будете всегда в курсе интересных и эффективных инструментов, а также найдете подходящие для реализации в своих проектах👍