Как правильно ставить задачи сотрудникам: честный гайд от маркетолога

Тихон

Вечерский

Автор статьи

Как маркетолог маркетологу, про постановку задач. Когда копирайтер в десятый раз переспрашивает про ТЗ, дизайнер не понимает, какой именно баннер нужен, а разработчик пропал с радаров на пятый день после начала проекта. И все это в преддверии запуска важной рекламной кампании.

На связи Тихон Вечерский, маркетолог журнала Awake. Сегодня разберем, как выстроить рабочую систему постановки задач и перестать тратить время на бесконечные уточнения.

Даже толковые сотрудники не выполняют задачи

Пять лет назад я думал, что все дело в людях. Если специалист хороший — он поймет задачу с полуслова. Оказалось, я ошибался, и мне пришлось это признать, когда за один месяц с проекта ушли сразу два сильных автора.

В маркетинге задачи редко существуют сами по себе. У нас все взаимосвязано: дизайнер не может сделать баннеры без понимания контекста рекламной кампании, копирайтер не напишет текст без фидбэка от таргетолога по предыдущим запускам, а разработчик не сделает правильный лендинг без данных об аудитории.

И вот что убивает эффективность даже у сильной команды:

1. Страх дедлайнов. Когда специалист молчит до последнего, а потом выясняется, что он не успевает. А молчит, потому что привык к авральному режиму или боится сказать, что не справляется.
2. Непонятные приоритеты. Сегодня срочно нужны баннеры для посевов, завтра – креативы для каруселей, а параллельно надо срочно переделать главную страницу. В итоге исполнитель сам решает, что важнее, и часто ошибается.
3. Отсутствие контекста. Мы так привыкли к своим проектам, что начинаем пропускать важные детали в постановке задач. Кажется, что все очевидно: ну кто не знает, как должен выглядеть баннер для контекстной рекламы? Но у каждого специалиста свое представление об «очевидном». И вот уже вместо уточнений, специалист идет и «думает» – говоря прямо, лепит отсебятину.
4. Отсутствие четкого ТЗ. И, как следствие, страх в принципе сдавать работу или стараться. А зачем, если принимающая сторона все равно скажет «давайте переделаем?». 

Мы так и думали!!!

Однажды я даже написал материал о том, когда сотрудникам нужно сваливать с проекта, про красные флаги в работе — почитайте, там еще больше о причинах невыполнения задач.

Но нас-то сегодня интересует, как бороться с этим безобразием, верно? Просто ставить дедлайны на более позднюю дату и делать ТЗ точнее — уже хорошо, но все-таки недостаточно, требуется что-то мощнее и грандиознее.

Система постановки задач, которая реально работает

У меня тоже нет ни времени, ни желания расписывать каждую задачу на три страницы. Поэтому предлагаю рабочую, простую и понятную базу, которая поможет и будет полезна любой команде. И варианты ее апгрейда.

3 уровня постановки задач

Lvl 1. Простая структура для регулярных задач:

• Что конкретно нужно сделать
• К какому сроку
• В каком виде сдать результат

Пример: «Написать анонс для рассылки про новый курс, 2000 знаков, в гугл-доке. Дедлайн — завтра в 15:00».

Lvl 2. SMART — для важных задач:

• Конкретно: какой результат хотим получить
• Измеримо: какие метрики будем смотреть
• Достижимо: проверяем, есть ли все ресурсы
• Актуально: как влияет на общие цели
• Срок: когда нужен результат

Пример: «Увеличить конверсию формы заявки на 20% (сейчас 3%, нужно 3.6%) за две недели. Тестируем новые варианты заголовков и кнопок. Приоритет высокий — это влияет на все каналы трафика».

Lvl 3. Расширенный формат для сложных проектов.

Когда задача действительно требует глубокой проработки (новый сайт, большая рекламная кампания), добавляем:

• Контекст и цели проекта
• Примеры и референсы
• Детальные требования
• График промежуточных проверок
• Критерии приемки

Что работает всегда, независимо от сложности задачи

1. Приоритеты. Помечайте задачи как:

• Горящие – нужно сделать сегодня
• Важные – на этой неделе
• Плановые – когда будет время

2. Дедлайны с запасом. Если задача нужна к десятому числу — ставьте срок на седьмое. Три дня запаса спасут в случае форс-мажоров.

Но ты не знал, что настоящий дедлайн – только через три дня...

3. Быстрая обратная связь. Лучше ответить за 5 минут на уточняющий вопрос, чем потом неделю переделывать результат.

Особые случаи: когда нужна максимальная детализация

Есть ситуации, когда действительно стоит расписать все подробно:

• Запуск нового продукта
• Ребрендинг
• Большая рекламная кампания
• Работа с новым подрядчиком

Тогда используем правило трех примеров:

• Что нравится у конкурентов
• Чего точно не должно быть
• Идеальный вариант для вдохновения

Но это именно для особых случаев, не для ежедневных задач.

Как ставить задачи разным специалистам в маркетинге

Окэй, с базовой структурой разобрались. Но в маркетинге редко получается работать по одному шаблону — у каждого специалиста своя специфика. И то, что очевидно для копирайтера, может быть совершенно непонятно дизайнеру. А казалось бы простая задача для разработчика вызовет кучу вопросов у SMM-щика.

Давайте прикинем нюансы разных специальностей, которые следует учитывать при постановке задач.

1. Дизайнеру:

• Всегда даем контекст размещения (где будет использоваться макет)
• Указываем технические требования в начале задачи
• Объясняем, почему важны определенные элементы

Пример: «Нужен баннер для главной страницы сайта. Размер 1200×300, формат png. Главный элемент — цена со скидкой 50%, потому что по A/B-тестам это лучше всего конвертирует».

2. Разработчику:

• Описываем задачу с точки зрения пользователя
• Указываем приоритетность изменений
• Фиксируем все технические ограничения

Пример: «На странице оформления заказа пользователи часто пропускают поле с промокодом (по данным Яндекс. Метрики 70% не замечают). Нужно визуально выделить поле и добавить подсказку. Важно: работаем в рамках текущей верстки, глобальных изменений не делаем».

3. Копирайтеру:

• Обязательно даем информацию о целевой аудитории
• Указываем ключевые сообщения
• Прописываем все ограничения (объем, стиль, форматирование)

Пример: «Нужно написать лендинг для нового курса. Аудитория — маркетологи с опытом от 3 лет, которые хотят вырасти до руководителей. Ключевое сообщение — „научим управлять командой за 2 месяца“. Главная проблема ЦА — нет системного подхода к управлению».

4. SMM-специалистам:

• Даем доступ к аналитике и предыдущим результатам
• Обозначаем границы креатива
• Указываем KPI для каждого формата

Пример: «В следующем месяце фокусируемся на экспертном контенте. Нужно 3 поста в неделю по теме управления проектами. Цель — повысить средний охват с 5000 до 7000 на пост. Можно использовать любые форматы, кроме опросов — по ним низкая конверсия».

На самом деле все просто — каждому специалисту важно понимать конечную цель и иметь четкие рамки. Дизайнеру нужны технические детали и понимание, где будет использоваться результат его работы. Разработчику — четкое описание проблемы пользователя. Копирайтеру — информация о целевой аудитории. А SMM-щику — метрики и пространство для креатива.

И самое главное — не бойтесь тратить время на подробную постановку задачи. Пять минут на хорошее ТЗ экономят часы на переделках и правках. Человеко-часы, которые стоят денег — в том числе ваших.

Примерно так мыслит хороший специалист, если задача изложена ясно

Но правильно поставить задачу — это только полдела. Нужно еще обеспечить грамотный контроль ее выполнения…

Как контролировать выполнение задач и не сойти с ума

Выше мы разобрали структуру — как ставить задачу. Но мало просто поставить задачу, нужно также позаботиться о некоторых других моментах, которые повлияют на ее выполнение и итоговый результат. А именно 2 правила:

1. Одна задача – один ответственный. Даже если над баннером будут работать три дизайнера – всегда должен быть один человек, который отвечает за результат.
2. Три проверки:«Все понятно?» – сразу после постановки«Какие сложности?» – в процессе работы«Успеваем?» – перед дедлайном

Не стесняйтесь использовать для трекинга инструменты разной степени строгости. Где-то будет достаточно еженедельных летучек, где-то понадобится добавить канбан-доску. А где-то не обойтись без тайм-трекера.

Я лично проходил через все эти системы и могу сказать так: в качестве базы желательно иметь канбан хоть в каком-то виде. Мы в Awake используем Notion. Все остальное — уже опционально.

Это значит, что каждый раз приходить с криками и выпученными глазами, как многие любят — бессмысленно и вредно. Человек закусится, расстроится, уволится — оно нам надо?

А как тогда сохранить мотивацию команды

Вот что реально работает:

1. Баланс свободы и контроля. Каждый специалист в команде – уникален, и подход к управлению должен быть индивидуальным. Опытным сотрудникам, которые уже доказали свою профессиональность, стоит давать больше автономии и пространства для творчества. Они не терпят мелочного контроля и способны самостоятельно решать сложные задачи. Новичкам, напротив, необходимы четкие инструкции, чек-листы и наставничество.Но, независимо от уровня опыта, каждый должен четко понимать критерии успеха – что значит «хорошо выполненная работа» для конкретной задачи. И если успех не достигается – следует разобраться в причинах и помочь своему человечку. Понятно, что не всегда хочется, может не быть ресурсов – но в целом человечный подход зачастую более выигрышный, чем равнодушный.
2. Работа с обратной связью. Психологический комфорт команды напрямую зависит от того, как вы даете оценку их работе. Золотое правило – хвалить публично, а конструктивную критику давать один на один. Ошибки нужно разбирать не как повод для наказания, а как возможность профессионального роста. Каждый промах – это урок, который поможет специалисту стать лучше. И не забывайте отмечать даже маленькие победы – это работает как невероятно мощный мотиватор.
3. Профилактика выгорания. В маркетинге часто случаются периоды высокой нагрузки, когда команда работает на пределе. Ваша задача – не допустить истощения сотрудников. Это означает постоянный мониторинг загрузки каждого специалиста, распределение задач с учетом их ресурсов и защита от бесконечных авралов.Важно выделять время на обучение и развитие – это не только повышает квалификацию команды, но и помогает переключаться, снижать монотонность работы. Профессиональный рост – лучшая страховка от профессионального выгорания. Но, опять же, в меру!
4. Развитие команды. Настоящий руководитель – это не только менеджер задач, но и наставник. Помогайте специалистам расти профессионально, делитесь собственным опытом, открывайте доступ к внутряку компании. Поощряйте инициативу – пусть сотрудники предлагают свои идеи, участвуют в обсуждении стратегий. Когда человек чувствует, что его мнение важно, что он является полноправной частью процесса – его вовлеченность и мотивация растут многократно.

И, по традиции, финальная полезняшка!

🎁Чек-лист руководителя: как ставить задачи, чтобы они выполнялись

До постановки задачи:

• Определите приоритет задачи
• Подготовьте контекст и материалы
• Выберите правильный формат (базовый/смарт/расширенный)

При постановке:

• Объясните цель и важность задачи
• Дайте четкие критерии приемки
• Укажите реальные сроки
• Убедитесь, что исполнитель все понял

В процессе работы:

• Будьте на связи для вопросов
• Проверяйте промежуточные результаты
• Давайте быструю обратную связь

После выполнения:

• Сверьте результат с критериями
• Дайте развернутую обратную связь
• Отметьте успехи и зоны роста
• Зафиксируйте полезные находки для будущих задач

Подписывайтесь на телеграм-канал Awake Journal, чтобы не пропускать новые посты и анонсы экспертных материалов про маркетинг, управление проектами и продуктами, разработку, а также дизайн 🔥