Как маркетолог маркетологу, про постановку задач. Когда копирайтер в десятый раз переспрашивает про ТЗ, дизайнер не понимает, какой именно баннер нужен, а разработчик пропал с радаров на пятый день после начала проекта. И все это в преддверии запуска важной рекламной кампании.
На связи Тихон Вечерский, маркетолог журнала Awake. Сегодня разберем, как выстроить рабочую систему постановки задач и перестать тратить время на бесконечные уточнения.
Даже толковые сотрудники не выполняют задачи
Пять лет назад я думал, что все дело в людях. Если специалист хороший — он поймет задачу с полуслова. Оказалось, я ошибался, и мне пришлось это признать, когда за один месяц с проекта ушли сразу два сильных автора.
В маркетинге задачи редко существуют сами по себе. У нас все взаимосвязано: дизайнер не может сделать баннеры без понимания контекста рекламной кампании, копирайтер не напишет текст без фидбэка от таргетолога по предыдущим запускам, а разработчик не сделает правильный лендинг без данных об аудитории.
И вот что убивает эффективность даже у сильной команды:
- Страх дедлайнов. Когда специалист молчит до последнего, а потом выясняется, что он не успевает. А молчит, потому что привык к авральному режиму или боится сказать, что не справляется.
- Непонятные приоритеты. Сегодня срочно нужны баннеры для посевов, завтра – креативы для каруселей, а параллельно надо срочно переделать главную страницу. В итоге исполнитель сам решает, что важнее, и часто ошибается.
- Отсутствие контекста. Мы так привыкли к своим проектам, что начинаем пропускать важные детали в постановке задач. Кажется, что все очевидно: ну кто не знает, как должен выглядеть баннер для контекстной рекламы? Но у каждого специалиста свое представление об «очевидном». И вот уже вместо уточнений, специалист идет и «думает» – говоря прямо, лепит отсебятину.
- Отсутствие четкого ТЗ. И, как следствие, страх в принципе сдавать работу или стараться. А зачем, если принимающая сторона все равно скажет «давайте переделаем?».
Однажды я даже написал материал о том, когда сотрудникам нужно сваливать с проекта, про красные флаги в работе — почитайте, там еще больше о причинах невыполнения задач.
Но нас-то сегодня интересует, как бороться с этим безобразием, верно? Просто ставить дедлайны на более позднюю дату и делать ТЗ точнее — уже хорошо, но все-таки недостаточно, требуется что-то мощнее и грандиознее.
Система постановки задач, которая реально работает
У меня тоже нет ни времени, ни желания расписывать каждую задачу на три страницы. Поэтому предлагаю рабочую, простую и понятную базу, которая поможет и будет полезна любой команде. И варианты ее апгрейда.
3 уровня постановки задач
Lvl 1. Простая структура для регулярных задач:
- Что конкретно нужно сделать
- К какому сроку
- В каком виде сдать результат
Пример: «Написать анонс для рассылки про новый курс, 2000 знаков, в гугл-доке. Дедлайн — завтра в 15:00».
Lvl 2. SMART — для важных задач:
- Конкретно: какой результат хотим получить
- Измеримо: какие метрики будем смотреть
- Достижимо: проверяем, есть ли все ресурсы
- Актуально: как влияет на общие цели
- Срок: когда нужен результат
Пример: «Увеличить конверсию формы заявки на 20% (сейчас 3%, нужно 3.6%) за две недели. Тестируем новые варианты заголовков и кнопок. Приоритет высокий — это влияет на все каналы трафика».
Lvl 3. Расширенный формат для сложных проектов.
Когда задача действительно требует глубокой проработки (новый сайт, большая рекламная кампания), добавляем:
- Контекст и цели проекта
- Примеры и референсы
- Детальные требования
- График промежуточных проверок
- Критерии приемки
Читайте также: Как применять проектное мышление в работе и жизни
Что работает всегда, независимо от сложности задачи
1. Приоритеты. Помечайте задачи как:
- Горящие – нужно сделать сегодня
- Важные – на этой неделе
- Плановые – когда будет время
2. Дедлайны с запасом. Если задача нужна к десятому числу — ставьте срок на седьмое. Три дня запаса спасут в случае форс-мажоров.
3. Быстрая обратная связь. Лучше ответить за 5 минут на уточняющий вопрос, чем потом неделю переделывать результат.
Особые случаи: когда нужна максимальная детализация
Есть ситуации, когда действительно стоит расписать все подробно:
- Запуск нового продукта
- Ребрендинг
- Большая рекламная кампания
- Работа с новым подрядчиком
Тогда используем правило трех примеров:
- Что нравится у конкурентов
- Чего точно не должно быть
- Идеальный вариант для вдохновения
Но это именно для особых случаев, не для ежедневных задач.
Как ставить задачи разным специалистам в маркетинге
Окэй, с базовой структурой разобрались. Но в маркетинге редко получается работать по одному шаблону — у каждого специалиста своя специфика. И то, что очевидно для копирайтера, может быть совершенно непонятно дизайнеру. А казалось бы простая задача для разработчика вызовет кучу вопросов у SMM-щика.
Давайте прикинем нюансы разных специальностей, которые следует учитывать при постановке задач.
1. Дизайнеру:
- Всегда даем контекст размещения (где будет использоваться макет)
- Указываем технические требования в начале задачи
- Объясняем, почему важны определенные элементы
Пример: «Нужен баннер для главной страницы сайта. Размер 1200×300, формат png. Главный элемент — цена со скидкой 50%, потому что по A/B-тестам это лучше всего конвертирует».
Опять же, задача из примера – для дизайнера уровня сеньор, который погружен в проект, у которого есть дизайн-система на руках, а также развита креативность.
Чаще всего же приходится придумывать за дизайнера еще и расположение элементов, креативную идею, иногда вплоть до цвета и размера шрифтов.
2. Разработчику:
- Описываем задачу с точки зрения пользователя
- Указываем приоритетность изменений
- Фиксируем все технические ограничения
Пример: «На странице оформления заказа пользователи часто пропускают поле с промокодом (по данным Яндекс. Метрики 70% не замечают). Нужно визуально выделить поле и добавить подсказку. Важно: работаем в рамках текущей верстки, глобальных изменений не делаем».
3. Копирайтеру:
- Обязательно даем информацию о целевой аудитории
- Указываем ключевые сообщения
- Прописываем все ограничения (объем, стиль, форматирование)
Пример: «Нужно написать лендинг для нового курса. Аудитория — маркетологи с опытом от 3 лет, которые хотят вырасти до руководителей. Ключевое сообщение — „научим управлять командой за 2 месяца“. Главная проблема ЦА — нет системного подхода к управлению».
4. SMM-специалистам:
- Даем доступ к аналитике и предыдущим результатам
- Обозначаем границы креатива
- Указываем KPI для каждого формата
Пример: «В следующем месяце фокусируемся на экспертном контенте. Нужно 3 поста в неделю по теме управления проектами. Цель — повысить средний охват с 5000 до 7000 на пост. Можно использовать любые форматы, кроме опросов — по ним низкая конверсия».
На самом деле все просто — каждому специалисту важно понимать конечную цель и иметь четкие рамки. Дизайнеру нужны технические детали и понимание, где будет использоваться результат его работы. Разработчику — четкое описание проблемы пользователя. Копирайтеру — информация о целевой аудитории. А SMM-щику — метрики и пространство для креатива.
И самое главное — не бойтесь тратить время на подробную постановку задачи. Пять минут на хорошее ТЗ экономят часы на переделках и правках. Человеко-часы, которые стоят денег — в том числе ваших.
Но правильно поставить задачу — это только полдела. Нужно еще обеспечить грамотный контроль ее выполнения…
Читайте также: Кто такие T-shaped специалисты и нужно ли такими становиться
Как контролировать выполнение задач и не сойти с ума
Выше мы разобрали структуру — как ставить задачу. Но мало просто поставить задачу, нужно также позаботиться о некоторых других моментах, которые повлияют на ее выполнение и итоговый результат. А именно 2 правила:
- Одна задача – один ответственный. Даже если над баннером будут работать три дизайнера – всегда должен быть один человек, который отвечает за результат.
- Три проверки:«Все понятно?» – сразу после постановки«Какие сложности?» – в процессе работы«Успеваем?» – перед дедлайном
Не стесняйтесь использовать для трекинга инструменты разной степени строгости. Где-то будет достаточно еженедельных летучек, где-то понадобится добавить канбан-доску. А где-то не обойтись без тайм-трекера.
Я лично проходил через все эти системы и могу сказать так: в качестве базы желательно иметь канбан хоть в каком-то виде. Мы в Awake используем Notion. Все остальное — уже опционально.
Важно: как только трекинг появляется хоть в каком-то виде, вы автоматически рискуете прослыть тираном и абьюзером в глазах команды. А в реальности – скатиться в микро-менеджмент. Все это правится, если держать в голове простую истину: тот, кто ставит задачу – является в моменте руководителем, а руководитель заботится о мотивации – какой стимул он дает своим подчиненным.
Это значит, что каждый раз приходить с криками и выпученными глазами, как многие любят — бессмысленно и вредно. Человек закусится, расстроится, уволится — оно нам надо?
А как тогда сохранить мотивацию команды
Вот что реально работает:
- Баланс свободы и контроля. Каждый специалист в команде – уникален, и подход к управлению должен быть индивидуальным. Опытным сотрудникам, которые уже доказали свою профессиональность, стоит давать больше автономии и пространства для творчества. Они не терпят мелочного контроля и способны самостоятельно решать сложные задачи. Новичкам, напротив, необходимы четкие инструкции, чек-листы и наставничество.Но, независимо от уровня опыта, каждый должен четко понимать критерии успеха – что значит «хорошо выполненная работа» для конкретной задачи. И если успех не достигается – следует разобраться в причинах и помочь своему человечку. Понятно, что не всегда хочется, может не быть ресурсов – но в целом человечный подход зачастую более выигрышный, чем равнодушный.
- Работа с обратной связью. Психологический комфорт команды напрямую зависит от того, как вы даете оценку их работе. Золотое правило – хвалить публично, а конструктивную критику давать один на один. Ошибки нужно разбирать не как повод для наказания, а как возможность профессионального роста. Каждый промах – это урок, который поможет специалисту стать лучше. И не забывайте отмечать даже маленькие победы – это работает как невероятно мощный мотиватор.
- Профилактика выгорания. В маркетинге часто случаются периоды высокой нагрузки, когда команда работает на пределе. Ваша задача – не допустить истощения сотрудников. Это означает постоянный мониторинг загрузки каждого специалиста, распределение задач с учетом их ресурсов и защита от бесконечных авралов.Важно выделять время на обучение и развитие – это не только повышает квалификацию команды, но и помогает переключаться, снижать монотонность работы. Профессиональный рост – лучшая страховка от профессионального выгорания. Но, опять же, в меру!
- Развитие команды. Настоящий руководитель – это не только менеджер задач, но и наставник. Помогайте специалистам расти профессионально, делитесь собственным опытом, открывайте доступ к внутряку компании. Поощряйте инициативу – пусть сотрудники предлагают свои идеи, участвуют в обсуждении стратегий. Когда человек чувствует, что его мнение важно, что он является полноправной частью процесса – его вовлеченность и мотивация растут многократно.
И, по традиции, финальная полезняшка!
🎁Чек-лист руководителя: как ставить задачи, чтобы они выполнялись
До постановки задачи:
- Определите приоритет задачи
- Подготовьте контекст и материалы
- Выберите правильный формат (базовый/смарт/расширенный)
При постановке:
- Объясните цель и важность задачи
- Дайте четкие критерии приемки
- Укажите реальные сроки
- Убедитесь, что исполнитель все понял
В процессе работы:
- Будьте на связи для вопросов
- Проверяйте промежуточные результаты
- Давайте быструю обратную связь
После выполнения:
- Сверьте результат с критериями
- Дайте развернутую обратную связь
- Отметьте успехи и зоны роста
- Зафиксируйте полезные находки для будущих задач
Подписывайтесь на телеграм-канал Awake Journal, чтобы не пропускать новые посты и анонсы экспертных материалов про маркетинг, управление проектами и продуктами, разработку, а также дизайн 🔥
на журнал